RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE L 119 z 04.05.2016), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych.
|
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH |
|
|
Dyrektor Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej
|
Telefon: |
|
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH |
|
|
Naszym IOD jest: Sebastian KOPACKI, z którym kontaktować mogą się Państwo po przez |
|
|
Cel przetwarzania Państwa danych osobowych |
Podstawa przetwarzania danych osobowych |
|
Pobieranie podatków i opłat – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportu, w tym w szczególności: ustalenie wysokości podatków oraz opłat, prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów, w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową̨, prowadzenie czynności sprawdzających oraz postepowania podatkowe, kontrola podatkowa i dochodzenie należności, rozliczanie wniesionych opłat, wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika, działania informacyjne. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
|
|
Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim związanych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
|
|
Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją opłaty. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
|
|
Ustalenie warunków zabudowy |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Rejestracja działalności gospodarczej – przyjęcie wniosku i przesłanie do Centralnej Ewidencji |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Ochrona środowiska i przyrody: wydawanie decyzji w/s wycinki drzew, usuwania azbestu, wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny oddziaływania na środowisko. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Gospodarka wodna: wydawanie opinii w/s studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Gospodarka nieruchomościami: sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Edukacja publiczna - obsługa Systemu Informacji Oświatowej, realizacja dowozu dzieci do szkół oraz placówek specjalnych, kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież̇ w wieku 16-18 lat, obsługa wniosków o przyznanie stypendiów motywacyjnych Burmistrza Gminy, realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli, realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych poprzez Zespół Obsługi Oświaty i Rekreacji, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół, realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela, prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań́ przez Gminną Komisję Rozwiazywania Problemów Alkoholowych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz obrony kraju. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zamówień publicznych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
|
Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Obsługa wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Ewidencja ludności w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z nadaniem lub zmianą numeru PESEL, zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem, zmianą obywatelstwa, wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu, zmianą dokumentu podroży cudzoziemca, obowiązkiem meldunkowym, usunięciem niezgodności w danych, wydaniem zaświadczenia. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Dowody osobiste - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Akty stanu cywilnego w zakresie dokumentacji i zbiorów prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Obsługa posiedzeń Rady Miasta |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
|
Nagrywanie posiedzeń Rady Miasta |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań w zakresie BIP |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Procesy rekrutacji na wolne stanowiska, odbywanie praktyk oraz stażów |
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Zatrudnianie pracowników |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, Art. 6 ust. 1 lit. c, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Udostępnianie informacji publicznej |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Archiwizacja dokumentów urzędowych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Inne cele i zadania własne wynikające z Ustawy o samorządzie gminnym oraz zadania zlecone |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust.1 lit. e RODO |
1. Podstawa prawna przetwarzania danych.
- W przypadku przetwarzania, w którym pozyskujemy zgodę osób, których dane są przetwarzane, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
- W przypadku przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy, w której stroną umowy jest osoba, której dane są przetwarzane, podstawę prawną stanowi art.6 ust. 1 lit. b) RODO.
- Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do spełnienia zobowiązania prawnego, któremu podlega AD, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
- Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą wtedy przetwarzanie oparte jest o podstawę prawną art. 6 ust. 1 lit. d) RODO;
- W przypadku gdy, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.
2. Odbiorcami przetwarzanych przez ZSP4 w Nakle nad Notecią danych osobowych mogą być:
- podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
- strony i uczestnicy postepowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
- banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
- podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
- podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora;
- osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postepowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Pozyskiwanie danych z innych niż bezpośrednio od Państwa źródeł.
W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba, że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.
4. Okres przechowywania przetwarzanych przez ZSP4 w Nakle nad Notecią danych.
- Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postepowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postepowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuższy okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postepowanie.
- Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
- Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba, że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
5. Zgodnie z RODO macie Państwo następujące prawa:
- Prawo do informacji (art. 15 RODO) w każdym momencie macie Państwo prawo uzyskać informacje o tym, jakie kategorie danych osobowych oraz jakie informacje odnośnie Państwa przetwarzamy, celu, jak długo i według jakich kryteriów dane te są przechowywane i czy w związku, z tym stosowane jest profilowanie. Macie Państwo prawo do żądania od AD bezpłatnej kopii swoich danych osobowych. Za wszystkie inne kopie, o które Państwo wnioskujecie lub które wykraczają poza prawo do informacji danej osoby, jesteśmy uprawnieni do pobierania stosownej opłaty administracyjnej.
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) macie Państwo prawo do żądania natychmiastowego sprostowania przetwarzanych danych osobowych oraz - uwzględniając cele przetwarzania – prawo do żądania uzupełnienia niepełnych danych osobowych. Jeśli chcielibyście Państwo skorzystać z prawa do sprostowania danych, możecie Państwo zwrócić się w każdej chwili do Administratora Danych celem naniesienia niezbędnej korekty.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) macie Państwo prawo żądać usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy gromadzenie danych nie jest już konieczne, gdy Państwo odwołaliście zgodę na przetwarzanie danych, gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem lub zostały pobrane niezgodnie z prawem i istnieje obowiązek prawny do usunięcia danych zgodnie z prawem UE lub prawem narodowym. Prawo do bycia zapomnianym nie znajduje jednak zastosowania, gdy istnieje przeważające prawo do swobodnego wyrażania opinii lub swobody informacji, gromadzenie danych jest niezbędne do spełnienia zobowiązania prawnego, usunięcie danych nie jest możliwe z tytułu ciążących na AD obowiązkach archiwizacyjnych lub gromadzenie danych służy dochodzeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych.
- Prawo do ograniczenia (art. 18 RODO) macie Państwo prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych, gdy kwestionujecie Państwo poprawność danych, ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem, odmawiacie Państwo usunięcia swoich danych osobowych i żądacie w zamian ograniczenia przetwarzania, gdy konieczny cel przetwarzania przestaje istnieć lub sprzeciwiliście się Państwo przetwarzaniu danych zgodnie z art. 21 ust. 1, dopóki nie ustalono jeszcze, czy uprawnione interesy z naszej strony przewyższają Państwa interesy.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) macie Państwo prawo do przenoszenia swoich danych osobowych, w powszechnie stosowanej formie, by przekazać je bez uszczerbku innej jednostce odpowiedzialnej, jeśli np. istnieje zgoda z Państwa strony i przetwarzanie dokonywane jest w drodze zautomatyzowanego postępowania.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) macie Państwo prawo do wyrażenia w każdej chwili sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, chyba że możemy przedłożyć przekonujące i wymagające ochrony dowody dotyczące przetwarzania danych, które to dowody przewyższają Państwa interesy, prawa i wolności. Ponadto nie możecie Państwo skorzystać ze swojego prawa do wyrażenia sprzeciwu, gdy przepis prawa przewiduje pobieranie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych lub obliguje do pobierania, przetwarzania lub wykorzystywania tych danych.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) przysługuje Państwu prawo do składania skargi do właściwego organu nadzoru, jeśli uważacie, że w przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych doszło do naruszenia.
- Prawo do wycofania zgody w związku z prawem do ochrony danych osobowych (art. 7. 3 RODO) udzieloną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych możecie Państwo odwołać w każdym momencie bez podania przyczyny. Dotyczy to również odwołania oświadczeń o wyrażeniu zgody, których nam udzielono przed wejściem w życie rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych (RODO).
6. Informacja dotycząca wymogu bądź dobrowolności podania danych osobowych.
Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):
a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się̨ z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy, jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
c) dobrowolne, w przypadku, gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;